Här följer information om fakturahantering för dig som är leverantör till Arriva Sverige AB, Arriva Tåg AB, Arriva Östgötapendeln AB och Arriva Service AB.
Vi på Arriva gör alla våra beställningar elektroniskt. Syftet är att effektivisera inköpsprocesserna från beställning till betalning och därigenom sänka våra kostnader samt öka kvaliteten på våra beställningsunderlag.
Detta medför att vi får kontroll över våra inköp, samt att det ger en säkerhet mot leverantören att en korrekt faktura betalas i tid.
Varje faktura som kommer till Arriva tillämpar regeln om 3-way match innan betalning kan ske. 3-way match innebär att fakturan ska överensstämma med en inköpsorder samt att Arriva har bekräftat att produkten har levererats eller att tjänsten har blivit erhållen, vilket görs genom godsmottagning.
Om det finns en differens mellan faktura, godsmottag eller inköpsorder kommer fakturan att fastna och stoppas för betalning till dess att det är utrett varför vi har en differens.
Fakturareferens/inköpsordernummer
Arrivas inköpsorder är åttasiffrig och börjar alltid på siffran 1 (t.ex. 10170217). Detta är det du ska ange som referens på fakturan. Saknas detta på fakturan kommer fakturan alltid att fastna och betalning av fakturan kommer bli sen alternativt att en utebliven betalning om beställning inte kan styrkas. Leverantörer måste alltid begära att få ett inköpsordernummer innan leverans sker.
För att effektivisera administration och säkerställa att vår scanningpartner kan identifiera vilken inköpsorder som fakturan ska matchas mot gäller följande:
Obligatoriska uppgifter på fakturan:
- Fakturadatum
- Fakturanummer
- Korrekt fakturaadress (se nedan)
- Ert organisationsnummer
- VAT-nummer eller orsak till momsbefrielse
- Innehav av F-skattesedel (A-skattesedel)
- Tillämpad momssats i % samt belopp
- Inköpsorder nr/referensnummer
- Namn på beställare
- Cost center hos Arriva som ska belastas
- Betalningsvillkor (minimum 30 dagar)
- Specifikation om vad fakturan avser
- Bankuppgifter: bankkonto, BG, PG
Faktura ska ställas till rätt bolag:
- Arriva Sverige AB org.nummer: 556351-9437
- Arrria Tåg AB org.nummer: 556691-7471
- Arriva Östgötapendeln AB org.nummer: 556628-6547
Faktureringsadress:
Ange rätt Arriva bolag (se ovan)
A.k.15
Riga, LV-1045
Latvia
Arriva förespråkar att alla fakturor skickas med EDI eller via mejl (pdf), och att inga fakturor kommer in fysiskt. Detta gör vi för att minska miljöbelastningen genom att bidra till det papperslösa samhället, men även för att öka kvaliteten, kontrollen och effektiviteten i faktureringsprocessen. För varje pappersfaktura tar Arriva en administrativ avgift om 75 kronor. Beloppet går oavkortat till ett välgörande ändamål, t.ex. klimatkompensation eller forskning.
Elektronisk fakturahantering
Arriva kan även ta emot fakturor via InExchange. Arriva accepterar följande fakturaformat: SVEFAK, OIOUBL och OIOXML. För att komma igång ska du:
- Kontakta InExchange för att kunna skicka efaktura till Arriva: support@inexchange.se eller via telefon 0500-44 63 60.
- Notera vårt GLN-nummer och använda detta vid fakturering.
- Skriva in din faktura manuellt eller ladda upp den direkt från ert ekonomisystem för att komma igång omedelbart.
GLN-nummer till respektive bolag är
Arriva Sverige AB Org nr 5563519437 GLN 5790002188947
Arriva Tåg AB Org nr 5566917471 GLN 5790002188954
Arriva Östgötapendeln AB Org nr 5566286547 GLN 5790002188930
Mejla in faktura
Din faktura ska mejlas till: SE.DL.Vendor.Invoices@accounts.arriva.SE
Allmänna frågor kring inskickade fakturor ställs till payables@Accounts.arriva.se
Nedan är ett exempel på hur en inköpsorder ser ut från Arriva samt var du kan hitta relevant information som ska finnas på fakturan.
Arriva tackar på förhand för ditt samarbete!